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부동산 대행관리

미국 생활을 오래하다보면 부동산에 관련된 법규, 규제, 일반상식 또는 회계에 밝은 분들도 많지만, 많은분들이 '부동산 관리라는 것이 별것이냐? 내 집 관리도 내가 해 왔는데... 일의 양만 좀 많을 뿐이지..'라고 쉽게 생각하는 분들이 많다. 이는 부동산 대행관리라는 써비스에 익숙하지 않은 우리 관습에도 있고, 또는 전문적인 써비스의 내용을 모르는 탓도 있다. 또 이민 초기에 한푼이라도 절약하기 위해 몸(?)으로 때우면되지, 관리비를 내고 대행시킬 것까지야 없지 않느냐는 근검한 생각도 있다.
특히 상용건물, Office, 다세대주택, Mall 등은 부동산의 임차인과 임대인 사이에 발생할 수 있는 일은 그야 말로 다양하고, 때로는 전혀 예측하기 어려운 일이 수시로 발생한다. 일단 분쟁이 발생한 후에는 수습하는데는 적지 않은 정신적인 부담과 경제적인 손실을 감당해야 하는 경우가 많다. 이런 문제들을 최전방에서 막아주는 역활이 "대행관리"이고 소유주는 후방 지원사령부라고 보면 부동산 대행관리의 필요성을 느낄수있다. 
한국에서 흔히생각하는 "아파트 관리" 와는 범위와 책임이 전혀 다르다. 소유주의 대리인(Agent) 자격으로 부동산을 관리해 주고 보수를 받는 서비스를 대행관리 (Property Management)라 하며, 특별히 법이 예외로 인정하지 않는 한, 부동산의 면허가 있어야 한다. 또 면허소지자는 어떤 경우를 막론하고 고객으로부터 직접 보수를 받지 못하며 반드시 소속된 중개사(Broker)를 통해서만 받을 수 있으므로 결국 대행관리자는 중개사가 된다.
이 대행관리를 적절히 활용하면, 불필요한 변호사비용이나 회계사 비용을 절감할 수도 있다. 
대행관리의 내용을 요약한다면,
1) 기본 임대료는 물론 임차인이 부담하기로 한 부동산세나 건물보험료 또는 난방, 전기, 상수도, 하수도료와 주차장 청소나 제설비등을 임대차계약서 조건에 따라 적기에 조정하여 통고하는 일과 이들을 징수한다.
2) 건물에 공실이 발생하면 이를 임대하기 위한 판촉을 주관하며, 새 임차후보인의 신청서를 검토하고 신용조사를 한 후 임대차조건을 협상하여 임대차계약을 체결한다.
3) 수위나 보안요원 청소부 주차관리인 등 항상 관리에 필요한 인력은 물론 일시적으로 필요한 수리 보수를 위한 용역을 선발하고 고용한다.
4) 조경이나 냉난방 시설, 보안 경보시설, 방화 시설, 승강기, 전화 교환시설 등 정기적인 점검과 영선이 필요한 시설의 영선계약처를 선발하고 정기계약을 채결한다.
5) 난방유 나 전등을 비롯한 시설물 유지에 필요한 부품이나 화장실용 소모품, 청소용품 등 각종 소모 잡품을 구입 저장하고 관리한다.
6) 임차인이 예치하는 임차보증금을 예치 관리하며, 임대차계약 조건에 따라 이를 환불하거나 임대료로 전입시키거나 또는 몰수하거나 변상 충당한다.
7) 임대주를 위하여 건물의 보험을 선정할 뿐 아니라 임차인의 책임져야 할 임차인보험의 부보 내용의 정확 여부를 검토하며 수시로 이를 점검하여 항상 보험이 유효하도록 감독한다.
8) 화재, 홍수나 침수, 경내에서의 인명 사고 등 보험사고가 발생할 시에 임대주를 비롯한 필요한 기관에 보고와 처리를 관장한다.
9) 감독기관의 시설 또는 용도 검사 등으로 인한 지적 사항이 발생하면 이의  시정을 주관한다.
10) 임대차 계약 조건을 위반하거나 의무를 이행하지 아니하는 임차인에게 경고 조치를 비롯하여 퇴거 신청 등 가능한 모든 자력구제조치를 취한다. 법적 절차를 취하여야 할 단계에 이르면 변호사의 선임을 추천하며 또 변호사의 소송수행을 협조한다.
11) 부동산세를 비롯한 제세공과금은 물론 모든 비용의 절감을 위하여, 성실한 검토와 필요한 절차를 취한다.
12) 임대주를 위하여 별도의 관리 계좌를 설정하고 징수한 임대수입과 지급하는 모든 경비를 별도 회계처리하며, 관련 기록은 물론 영수증을 비롯한 모든 증빙을 보관한다.
13) 대행관리계약으로 합의된 바에 따라 정기적으로 임대주에게 관리상의 회계결과와 주요사항을 보고하고 잉여 자금을 지시에 따라 이체한다. 
14) 기타관리에 필요한 범위내에서 소유주가 요청하는 사항 등을 모두 수행한다.
그러나 이 모든 활동의 범위와 위임 한계는 대행관리계약으로 조정할 수 있으며, 특히 관리사의 독자적인 판단에 의한 비용의 지급한도는 반드시 미리 정해 두어야 한다. 그리고 관리 계좌의 개설 시에는 소유주가 일정금액의 초입금을 예치하여 우선 발생하는 비용을 충당할 수 있도록 조치하고 관리계약에도 일정한 기간을 예정하며 해약 시에는 예고기간을 두는 것이 합리적이다.