지출결의서와 회계전표 > 회계&세무

 

기업에서 자금지출의 필요가 있는 경우 그 필요부서에서 자금지출을 결의할 때 사용하는 것이 지출결의서입니다. 지출결의서로 내부결재를 가름하기도 하나 별도의 내부결재를 받은 후 그에 따라 지출결의서를 작성하기도 합니다. 내부결재문과 혼용하는 경우에는 내부결재문에 대해 결재를 득한 후 단위부서장이 지출결의서를 작성하여 경리부서 이관하게 됩니다. 내부결재과정에서 사안별로 담당자의 결재로 끝날 것이 있고 최고결재권자인 사장까지 올라가야 할 것이 있습니다.

지출결의서를 이해하기 위해서는 예산제도와 계정과목제한 등을 이해해야 합니다. 예산제도는 연간의 자금집행한도를 부여한 것이고 계정과목의 제한은 예산배정을 구분하기 위한 것입니다.

 

예산은 각 부서의 활동에 따라 한 사업연도의 총 사업비 집행 한도를 제한해 놓은 것입니다. 이 때 집행한도를 부여함에 있어서 계정과목별로 설정하게 됩니다. 따라서 예산제도에 필수적으로 부수되는 것이 "계정과목의 제한"입니다.

예산을 계정과목별로 부여하는 것은 예산집행을 합리적으로 관리하기 위한 것으로 각 부서별로 예상되는 활동을 미리 상정하고 그 활동에 소요되는 비용을 예상하여 부여하게 됩니다. 그런데 계정과목이라 하는 것은 회계처리상 임의적으로 부여할 수 있는 것인바 사전에 지출내용별로 계정과목을 규정해 놓아야 예산관리가 적정하게 이루어질 수 있습니다.

 

계정과목의 결정은 회사의 주된 업무와 관련여부와 지출행위의 목적이라는 2단계로 구분하게 됩니다. 주된 업무와 관련된 경우에는 매입, 소모품비, 통신비 등 당해 지출활동을 설명할 수 있는 계정과목을 사용하게 됩니다. 그리고 주된 업무와 무관한 경우에는 그 지출 목적에 따라 교육비, 회의비, 접대비 등의 계정과목을 부여하게 됩니다.

 

예를 들어 필기구를 구입한 경우에도 그것이 일상적인 업무진행상 소요되는 소모품인 경우에는 소모품비이나 일상적 업무가 아닌 교육활동에 소용된 경우에는 교육비, 대리점 회의 등에 소요된 경우에는 회의비, 거래처에 대한 접대목적인 경우에는 접대비로 계상하게 됩니다. 이렇게 목적별로 계정과목을 구분하는 것은 일상적인 업무 외의 활동에 대하여 그 활동별로 구분하여 기재하여야 나중에 재무제표만으로 일정기간의 회사의 활동을 확인하고 내년도의 예산을 작성할 수 있기 때문입니다.

 

지출결의서를 작성함에 있어서는 계정과목의 적용이 가장 중요한 문제이고 경우에 따라서는 한정된 예산을 합리적으로 사용하기 위해서 무엇을 적용할지 고민을 하게 되는 부분입니다. 회사에 따라서는 계정과목의 결정을 위하여 지출결의서 작성과정에 경리부서의 사전검토를 받도록 하는 경우도 있습니다.

회계전표

회계전표는 각 부서에서 결의한 지출내용에 따라 자금을 집행하고 그 집행내용을 기록한 것입니다. 회계전표는 분개장의 일종으로 자금입출의 원인과 그 결과에 대해 복식부기에 의해 기록되어 재무제표를 작성하게 되는 것입니다. 회계전표를 작성하는 과정에서는 계정과목의 적정성여부를 다시 점검하기도 하며 보통은 경리부서장의 결재로 마무리됩니다. 회사의 모든 자금의 입출은 회계전표에 의해 그 기록이 남게 됩니다.